TONE OF VOICE BEPALEN IN 5 SIMPELE STAPPEN

De ‘tone-of-voice‘, oftewel de manier waarop een bedrijf een doelgroep aanspreekt, is een essentieel onderdeel van een goede marketing- en communicatiestrategie. Waarom? De woorden die je gebruikt op je website, in je nieuwsbrieven en op je sociale kanalen bepalen letterlijk hoe mensen jouw bedrijf zien.

Je wilt hen aanspreken op een manier die bij jouw dienst/product en kernwaarden past en die aanslaat bij je doelgroep. Het is daarom superbelangrijk om je woorden zorgvuldig te kiezen en daarin ook consistent te zijn.

Het kiezen van een ‘tone-of-voice’ is dus net zo belangrijk als bijvoorbeeld je brand colors of het lettertype dat je gebruikt.

Tone versus voice

De ‘voice’ is hierin meestal hetzelfde, maar de ‘tone’ kan verschillen. Zo spreek je een tevreden klant die een dienst heeft afgenomen bijvoorbeeld anders aan dan iemand die bezorgd is en meer informatie wil, of iemand die niet tevreden is.

Elke organisatie heeft een tone-of-voice

Of er nu over is nagedacht of niet, elk bedrijf of organisatie heeft een tone-of-voice. Saaie teksten met moeilijk jargon in de u-vorm? Ook dat is een tone-of-voice. Reken maar dat er bijvoorbeeld bij de Belastingdienst over is nagedacht.

Dat betekent overigens niet dat dit automatisch de beste optie is voor de doelgroep. Natuurlijk zou het voor een dergelijke organisatie onzinnig zijn om een hippe tongue-in-cheek-stijl te hanteren maar ik zou de Belastingdienst van harte aanraden om het wat begrijpelijker te maken. Niet per se leuker, wel makkelijker.

Een voorbeeld: mailchimp

Er zijn bedrijven die hun tone-of-voice voor hun medewerkers zelfs openbaar hebben gemaakt zoals e-mail-marketingplatform Mailchimp.

Mailchimp over hun ‘voice’:

• We spreken begrijpelijke taal. We kennen de wereld van onze klanten en zien dat die overloopt van hyperbolische taal, upsells en grote beloftes. We blijven daar verre van en communiceren op een heldere manier. Omdat bedrijven bij Mailchimp komen om aan de slag te gaan, vermijden we wollige metaforen en goedkope manieren om hun emoties te beïnvloeden.

• We zijn oprecht. We begrijpen kleine bedrijven als geen ander omdat we er kort geleden zelf een waren. Dat betekent dat we hun uitdagingen en enthousiasme begrijpen en hen aanspreken op een persoonlijke, warme en toegankelijke manier.

• We zijn vertalers. Alleen experts kunnen moeilijke zaken makkelijk doen lijken. Het is onze taak B2B jargon te ontdoen van de zweem van mysterie en om mensen iets te leren. 
• We gebruiken droge humor. Ons gevoel voor humor is subtiel en een beetje excentriek. We zijn eigenaardig maar niet ongepast, gevat maar niet snobistisch. We knipogen maar schreeuwen niet, We kijken nooit op onze klanten neer en pretenderen geen ‘exclusief clubje’ te zijn. We betrekken onze klanten bij onze grappen. 

 

Mailchimp over hun ‘tone’:

“Onze toon is meestal informeel maar het is belangrijker helder te zijn dan leuk te willen doen. Als je schrijft, denk dan aan de gemoedstoestand van de lezer. Zijn ze blij dat ze een campagne hebben afgerond? Zijn ze in de war en vragen ze om hulp op Twitter? Wanneer je weet wat de emotionele staat is van de lezer, kun je hierop je toon aanpassen. Mailchimp heeft een droog gevoel voor humor, dus voel je vrij om grappig te zijn wanneer dit gepast is en als dit spontaan in je opkomt. Probeer dit vooral niet te forceren. Geforceerde humor is soms erger dan helemaal geen humor. Weet je het niet zeker? Laat het dan liever zitten.”

Nog een voorbeeld zien? Wij werkten een tone-of-voice bepaling uit voor een fictief bedrijf

Wil je nog wat meer inspiratie opdoen en een uitgebreid tone-of-voice voorbeeld bekijken? Wij hebben een compleet tone-of-voice voorbeeld uitgewerkt voor een fictief bedrijf. Hier zit een beschrijving in, een doelgroepbepaling, een tone-of-voice handleiding en een voorbeeldblog in de tone-of-voice van dit bedrijf. Zo zie je meteen hoe dat zelf aan zou kunnen pakken en hoe een bepaalde schrijfstijl er in de praktijk dan uit kan zien. Vul gauw je e-mailadres in en je krijgt het uitgewerkte voorbeeld direct in je inbox.

Ontvang gratis deze uitgewerkte tone-of-voice bepaling

 

Please leave this field empty.

Δ

Stappenplan om je tone-of-voice te bepalen

Het bepalen van een tone-of-voice kan iets zijn wat helemaal in detail wordt uitgewerkt met uitgebreid onderzoek, interviews en een analyse van jouw klanten. Bedrijven als Mailchimp hebben hier bijvoorbeeld echt veel tijd aan besteed. Zelf kun je ook al een start maken met dit blog, maar we hebben ook een speciale tone-of-voice kit ontwikkeld waarmee je heel gericht aan het werk kunt en via allerlei opdrachten zelf je tone-of-voice kunt vaststellen voor je bedrijf.

Je krijgt een tone-of-voice masterclass met een opdracht, een invulbaar tone-of-voice werkboek boordevol informatie en opdrachten en een value proposition sheet voor jouw diensten of producten. Hier zit trouwens ook een volledig uitgewerkt tone-of-voice voorbeeld bij van een bedrijf, zodat je kunt zien hoe wij dat voor klanten doen. Als je alle stappen hebt afgerond heb je een waterdichte tone-of-voice bepaald voor jouw bedrijf. 

Toch liever eerst met dit blog aan de slag? Go for it!

 

Stap 1: Kernwaarden

Wanneer je kijkt naar bedrijven die iedereen kent, dan hebben ze een ding met elkaar gemeen: ze hebben een heldere identiteit. Daarom is het belangrijk om allereerst die identiteit voor jouw bedrijf te bepalen. Zo kun je bijvoorbeeld de kernwaarden uitschrijven op post-its en hier een selectie uit maken. Ben je een freelancer en is jouw bedrijf je passie? Dan zullen veel kernwaarden van jouw bedrijf overeenkomen met je persoonlijke kernwaarden.

 

Stap 2: Identiteit van je bedrijf

Bepaal ook de identiteit van je bedrijf. Wat voor bedrijf ben je? Waar sta je voor? Welke merk-archetypes passen bij jouw bedrijf? Hoe wil je dat anderen jouw bedrijf zien?

In onze tone-of-voice toolkit gaan we hier dieper op in en laten we je zien hoe je deze kernwaarden op de juiste manier voor jezelf bepaalt. Ook vind je daar vier aanvullende originele opdrachten waarmee jij je identiteit op een heldere manier bepaalt. Als je dit eenmaal scherp hebt kun je door naar stap 2.

Stap 3: Wie zijn jouw klanten?

Minstens zo belangrijk als de kernwaarden van je bedrijf naar voren te laten komen in tekst, is een tone-of-voice te gebruiken die aanslaat bij jouw doelgroep. Lees hier meer over in ons blog doelgroep bepalen. Het kan hierbij ook enorm helpen om persona’s te creëren. ‘Fictieve’ mensen die jouw product/dienst zouden aanschaffen. Zo kun je het echt concretiseren.

De meeste bedrijven hebben overigens verschillende doelgroepen en communicatiekanalen. Je kunt je boodschap en toon daarom aanpassen, maar houd je voice consistent. Dat betekent niet dat deze voice neutraal of saai hoeft te zijn.

Kijk bijvoorbeeld naar Ikea, zij hebben kinderen, studenten, gezinnen, alleenstaanden en oudere koppels als klanten uit allerlei sociaal-economische lagen. Dit is een brede groep. Ikea’s taalgebruik is altijd helder, vriendelijk, lichtvoetig, simpel, toegankelijk, vaak met een knipoog en ze tutoyeren iedereen.

Hier een fragment van een inspiratieblog over opbergers op de website.

Stap 4: Wat is je begoogde tone-of-voice?

Als je al een bedrijf hebt, is het goed om te kijken naar wat jouw tone-of-voice nu is. Of je dit nu wel of niet bewust hebt gekozen, er is sowieso sprake van een tone- of-voice. Hoe zou je jouw tone-of-voice omschrijven zoals hij nu is? Hoe spreek jij je doelgroep aan?

Het model van de Nielson Norman Group is een belangrijk instrument om te bepalen wat je tone-of-voice is op dit moment is. Dit model hebben wij in onze tone-of-voice kit verwerkt in 2 praktische opdrachten. 

Zodra je hebt bepaald wat jouw huidige tone-of-voice is, ga je kijken wat jouw beoogde aanspreekmanier is. Hoe zou je je doelgroep aan willen spreken? Wat past bij jouw bedrijf? Jouw product? Jouw dienst?

Extra tip: probeer niet ‘formeel’ te doen om professioneel over te komen

Misschien kom je er wel achter dat je taalgebruik heel formeel is terwijl dit helemaal niet bij je kernwaarden of doelgroep past. Wat mij in elk geval opvalt is dat (vooral) eenpitters met een eigen zaak denken dat je heel formeel moet doen en moeilijke woorden moet gebruiken om professioneel over te komen en serieus te worden genomen met je product of dienst. Dat werkt vaak juist in je nadeel.

Als je bijvoorbeeld in de persoonlijke dienstverlening zit, kopen mensen niet alleen een dienst van jou als professional maar ook van jou als persoon. Wanneer je je doelgroep dan te formeel aanspreekt, creëer je afstand en dat wil je juist niet. (Je wil niet weten hoe vaak mijn eerste advies bij het bekijken van een webtekst is: “stop met vousvoyeren!”). Een sterke simpele en toegankelijke tekst hoeft niks af te doen aan de geloofwaardigheid van je bedrijf, als je er maar voor zorgt dat je je woorden zorgvuldig hebt gekozen (en dat er geen fouten in staan). Als je twijfelt en/of de juiste balans niet kunt vinden, schakel dan een tekstschrijver in. 

Hieronder een video waarin wordt uitgelegd wat de tone-of-voice van je bedrijf precies is en hoe je deze kan ontwikkelen.

Stap 5: Bepaal je schrijfstijl & stijlafspraken

Bij deze stap ga je concreet bedenken welke stijlkeuzes je maakt. Allereerst kijk je in welke ‘stijl’ je wilt schrijven. (Bijvoorbeeld: ons taalgebruik is kleurrijk). En je maakt stijlafspraken. Dat wil zeggen: welke woorden/termen je juist wel gebruikt, welke juist niet. Denk aan wel of niet tutoyeren, Engelse termen, hoofdlettergebruik, manier van aanspreken etcetera). In de tone-of-voice kit geven we je een aantal concrete voorbeelden van schrijfstijlen en stijlkeuzes en verschillende opdrachten om dit voor jouw bedrijf op een gedetailleerde manier te bepalen. 

Stap 6: Leg je tone of voice en aanspreekstijl vast

Nu komt de belangrijkste stap: aan de hand van alle stappen die je hebt doorlopen, ga je op papier jouw tone-of-voice voor jezelf vastleggen. Gaat er iemand anders aan de slag met jouw teksten? Huur je iemand in om blogs voor je te schrijven? Deel dan de vastgestelde richtlijnen met diegene.

Heb je geen idee hoe je zoiets vastlegt? Wanneer je in onze tone-of-voice AI-kit alle stappen doorloopt, krijg je uiteindelijk een mooie uitgewerkte tone-of-voice bepaling die je helemaal zelf hebt gemaakt. Met onze handleiding en 7-stappenplan maak je vervolgens een blauwdruk die je kunt gebruiken om ChatGPT helemaal te laten schrijven in jouw stijl!

 

Direct aan de slag? Download onze tone-of-voice AI-kit en maak van ChatGPT jouw persoonlijke copywriting assistent

Vond je dit stappenplan handig, maar wil je echt op een professionele manier spijkers met koppen slaan en een sterke basis leggen voor de communicatie van je bedrijf? Maak je gebruik van ChatGPT maar vind je de teksten die daaruit komen onpersoonlijk en totaal niet passend bij jouw bedrijf? Investeer dan in jouw eigen tone-of-voice AI-kit.

 

Waarom wij deze tone-of-voice AI-kit hebben ontwikkeld

Wij ontwikkelden deze kit omdat we startende ondernemers iets waardevols willen bieden om de basis te leggen voor de communicatie van hun bedrijf, zonder dat ze hiervoor direct de hulp van kostbare experts hoeven in te schakelen. Deze kit kun je inzetten als leidraad voor jouw eigen communicatie maar nog beter: je kunt het ook gebruiken om ChatGPT te laten schrijven in de tone-of-voice van jouw bedrijf!

Door onze jarenlange kennis en ervaring, op zowel marketing- als copywritinggebied weten wij precies welke stappen er nodig zijn om from scratch een tone-of-voice te bepalen voor een bedrijf. 

 

Wat zit er in de tone-of-voice kit?

• Een masterclass + opdracht van copywriter Eva
• Een tone-of-voice werkboek van 40 pagina’s dat je zelf kunt invullen en waar een tone-of-voice voor jouw bedrijf uit komt rollen
• Een value proposition template te gebruiken voor al je producten en diensten
• Een uitgewerkt tone-of-voice voorbeeld van een fictief bedrijf.
• Een handleiding met 7-stappenplan om ChatGPT te trainen om in jouw stijl te schrijven. Deze blueprint kun je in het vervolg voor al je communicatie inzetten!
• Kant-en-klare AI-prompts die jij alleen nog maar in hoeft te vullen en supersimpel kunt ‘voeren’ aan welke AI-tool dan ook. 
• 12 uitgewerkte tone-of-voice voorbeelden per merk-archetype. Superhandig om inspiratie op te doen en in te zetten voor jouw bedrijf. 
• BONUS: een value proposition template waarmee je je aanbod kunt aanscherpen zodat het precies jouw doelgroep aanspreekt.

 

Hoeveel kost de tone-of-voice AI-kit?

Je betaalt hiervoor tijdelijk 35 euro, in plaats van 50!

En geloof ons, dat is een goede deal! We hebben namelijk met onverdeelde aandacht en toewijding aan dit materiaal gewerkt en hebben er veel tijd, energie en liefde hebben geïnvesteerd. In tegenstelling tot simpele e-books die je online kunt vinden, biedt onze kit daadwerkelijke expertise en een praktisch werkboek dat je stap voor stap begeleidt.

Dit is geen standaardmateriaal; het is het resultaat van onze jarenlange ervaring in zowel marketing als copywriting. We zijn ervan overtuigd dat dit een uitstekende investering is om een ijzersterke communicatiefundament voor je bedrijf te leggen. Bovendien gaat het je ontzettend veel tijd schelen omdat je ChatGPT kunt inzetten als jouw persoonlijke copywriting assistent.